Maximice tu potencial con estos asombrosos consejos sobre el manejo del tiempo

Maximice tu potencial con estos asombrosos consejos sobre el manejo del tiempo

Hay muy poco en la vida que sea más valioso que el tiempo. Y debes usarlo tan sabiamente como al dinero. Mientras menos tiempo tardes en lograr algo, mejor, siempre y cuando estés haciéndolo bien. Usa los siguientes consejos para sacarle el máximo provecho.

Mantén un calendario que contenga pensamientos, actividades y conversaciones durante la semana. Esto te dará la perspicacia de saber lo que te es capaz de completar en un día y adónde van los momentos preciosos. Esta programación muestra qué tiempo se gasta en los resultados y cuánto se invierte en las cosas que son improductivas para sus objetivos.

Si estás teniendo serios problemas en hacer todas tus tareas durante el día, intenta usar un calendario para simplificar las cosas. Cuelga en tu nevera o ten a mano un calendario de escritorio en el trabajo. Marca sus prioridades con un tiempo determinado para poder cumplirlas y ser capaz de operar más eficientemente con un poco de tiempo sobrante.

En mayo de este año tuve un blog post llamado «El tiempo« , en el cual se discutió el concepto del tiempo y cómo tratamos normalmente a este recurso tan predecible.

Asignar un tiempo específico a cada actividad o conversación es importante para lograr sus objetivos. Demasiadas cosas en una lista de tareas hacen difícil que éstas puedan completarse. También puede utilizar agendas. Programa citas personales y hagas bloques de tiempo de esas conversaciones, acciones y pensamientos. Programa sus comienzos y finales. Asegúrate de completarlos a tiempo.

 

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Haz una lista. A veces es más fácil administrar el tiempo cuando se sabe exactamente lo que hay que hacer. Escribe exactamente lo que deseas lograr y empieza. Una vez que termines una tarea, destácalo en la lista. Esto puede ayudarte a sentirte realizado y ayudar a continuar en su objetivo.

Elabora una lista de todas las tareas que tienes para un día. Una vez que la tengas, revísala y vayas dando la prioridad correspondiente a cada elemento de la lista. Si te atrasa en el día, puedes eliminar algo que está en la parte inferior de la lista y reprogramarlo para otro día.

A fin de perfeccionar tu propio sistema de gestión del tiempo, tómate un momento para catalogar las actividades en las que participes y que representen una mayor pérdida de tiempo. Si prefieres revisar tu correo, navegar por la web o pasar el rato en la sala de descanso, debes identificar los comportamientos que practicas cuando estás esquivando trabajo. En el futuro, al verte a ti mismo iniciando estos procesos de pérdida de tiempo, ¡Deténte y recuerda que tienes un trabajo importante que hacer!

Créelo o no, una de las mejores cosas que puedes hacer para gestionar tu tiempo es justamente tomarte tu tiempo. Por apresurarte a hacer tareas importantes, puedes cometer errores que te obligarán a empezar de nuevo. Tomarte tu tiempo la primera vez que pongas todo esto en marcha asegurará que el trabajo se realice de la manera correcta.

Priorizar es la clave.

Hace muchos años cuando todavía estudiaba en la Universidad aprendí una regla muy simple de cómo priorizar las tareas a llevar a cabo. Fue antes de la era de las computadoras, iPads y iPhones, y la planificación tuvo que hacerse en un pedazo de papel o mejor en una libreta para este propósito. Aún uso este método y hoy tengo la ventaja de incorporar las herramientas digitales para hacer todo mucho más fácil. Las tareas que deben dividirse en tres categorías:

  • Lo que debe hacerse hoy
  • Lo que debe hacerse en la semana
  • Lo que debe hacerse en el futuro

Con esta lista visible puedes empezar el día, ya no hay excusa para empezar a trabajar en las tareas semanales hasta que las que son diarias se desvanezcan. Algunos días son de tareas diarias que son pocas y puedes fácilmente mantener buen control, trabajando en la tarea semanal. Las prioridades pueden cambiar durante el día y es imprescindible que cada jornada termine con una actualización y mejora de la lista.

Lo que es curioso de observar es que las tareas catalogadas «a realizarse en el futuro» normalmente resultan no ser tan importantes, y después de cierto tiempo son eliminadas. Se trata de tareas que fácilmente puedes delegar o tercerizar.

Haz una lista de las tareas importantes a realizar. Una vez que termines algo, pasas al siguiente punto de tu lista. Si hay demasiadas tareas para recordar, haz una copia de tu lista y llévala contigo.

 

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Una idea de gestión de tiempo simple pero efectiva es llevar un diario detallado de cada día en el que incluye todas las tareas realizadas y mandados que se ejecutan y cuánto tomó cada quien. Trata de mantener este tipo de registro, especialmente en los días más concurridos para así tener una buena referencia para la planificación futura. De esta manera, serás capaz de tener horarios eficientes, algo que es un arte por sí mismo y ahorrará tiempo valioso.

Mantén tu planificación diaria contigo en todo momento. No importa si lo haces en forma impresa o si utilizas una en su dispositivo móvil. Cuando tengas tu calendario accesible en todo momento, se evitará conflictos de tiempo al hacer citas. Esto te ayudará a estar mejor organizado.

Una parte importante del proceso de priorización es el no estar «perturbado» por su propio flujo de trabajo. Un ejemplo de esto es cómo estamos manejando los e-mails. Todos tenemos un dispositivo cerca de nosotros todo el tiempo para revisar e-mails, usando internet para ciertas tareas, etc… Normalmente hay un pequeño sonido de alarma cuando llega un correo electrónico. Nuestra curiosidad tiene grandes problemas de abstención cuando se trata de comprobar el correo entrante. En la mayoría de los casos el correo electrónico que acaba de entrar en nuestra bandeja de entrada no tiene carácter de emergencia en el sentido que tiene que abordarse ahora. En cambio nuestra curiosidad «roba» tiempo de lo que estábamos haciendo parece actúar en automático y toma más tiempo para volver a las tareas que estábamos haciendo. Este tipo de comportamientos consume una cantidad increíble de tiempo cada día.

¿No deberíamos entonces estar al pendiente de nuestros e-mails? Pues claro, hay que establecer horarios específicos para eso también, tal vez una alarma cada hora o cada segunda hora, como lo creas necesario. Lo importante es que haya un tiempo determinado para eso. Así será entonces una tarea programada diaria y no un ladrón de tiempo.

 

No hay nada de malo en la palabra «NO»

Puedes estresarte fácilmente al hacer demasiadas cosas. Debe estar dispuesto a decir no a tareas que podrían convertir tu día en un caos. Si hay que dejar algo para después, que así sea. De lo contrario, aténgate a lo primordial.

Para sacar el máximo provecho de tu estrategia de gestión del tiempo, se debe ser firme en cuanto al límite de tiempo. Si vas a realizar un trabajo específico durante una hora, no se deje atrapar y que pase 90 minutos en él. Cuando las tareas toman más tiempo del programado, reorganizar el tiempo toma más tiempo del necesario. Luego procede con el siguiente elemento en el orden del día.

Divide tareas grandes en tareas más pequeñas. Haz una parte de la tarea en un momento, toma un descanso y luego vuelve a otra parte de él. Por tratar de completar una tarea enorme al mismo tiempo, te verás rápidamente frustrado y no lograrás nada. Dividir en partes te ayudará a centrarte.

Para cultivar un mejor sentido de la gestión del tiempo, se necesita empezar con el proyecto más grande. Tómate una o dos semanas para determinar todo el tiempo que estás invirtiendo en todas tus actividades. Lo que buscas es un desglose por horas de cómo hacer tu trabajo. Revisa cuidadosamente tus apuntes e identifica en dónde estás gastando más tiempo del estrictamente necesario.

Con el fin de gestionar com mayor eficacia tu tiempo, emplea unos minutos al comienzo de cada día planeando el resto del mismo. Esquematizar un esqueleto de tu horario te ayudará a mantener la concentración durante todo el día. Mantén tus notas a mano para que puedas volver a ellas tanto como necesites.

Asegúrate de especificar las tareas que debes realizar. Algunos dicen que si realmente quieres hacer algo, encontrarás como sea el tiempo para hacerlo. Empieza por dejar de último las actividades de menor importancia y comienza a trazar objetivos en las que sí importan. Si puedes dejar de lado un tiempo cada día para estas cosas, puedes incrementar su felicidad.

Como se indicó anteriormente, el tiempo es una de las cosas más valiosas en la vida. Necesitas tiempo para hacer las cosas que amas y disfrutar las pequeñas cosas en la vida. La mejor manera de encontrar más tiempo es utilizar el tiempo que tienes sabiamente. Presta atención a los consejos de este artículo para beneficiarte al máximo de él.

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